Introduction
Si vous êtes dans le milieu du spectacle ou culturel, choisir sa solution de billetterie lorsqu’on organise un évènement peut être un vrai casse-tête.
Le choix de la solution de vente de billets pour s’avérer crucial dans le succès de votre évènement. Il est nécessaire de prendre en compte différents critères :
- Choix du canal de distribution
- Choix des outils et des prestataires
- Respect des obligations légales relatives à la mise en vente des billets
Des interrogations essentielles avant de pouvoir se lancer.
Définir sa stratégie
Avant de vous lancer, vous devez être capable de répondre à un certain nombre de questions qui vous permettront d’identifier au mieux vos besoins et par conséquent de sélectionner la solution la plus adaptée.
Parmi ces interrogations, voici les principales :
- Où souhaitez-vous distribuer vos billets : En ligne sur votre site internet ? En ligne sur des sites web partenaires ? En direct sur lieu de l’évènement ? En direct dans des points de vente partenaires ?
- Gratuit ? Prix générique pour l’ensemble des billets ? Prix défini par catégorie ? Placement libre ou numéroté ?
- Qui sont vos invités ? Avez-vous une liste d’invité définie en amont ? Combien de personne attendez-vous à l’évènement ?
Les réponses à ces premières questions vous permettront de guider votre choix.
Les réseaux de distribution
Si votre souhait est de faire venir un maximum de monde à votre évènement / représentation, il est nécessaire de favoriser les réseaux de distribution qui vous permettront de faire connaitre votre évènement.
Les réseaux sociaux
Il est impensable de ne pas inclure les réseaux sociaux dans votre stratégie promotionnelle.
Si votre évènement est gratuit et ne nécessite pas de billets papier, vous pouvez facilement organiser l’évènement directement depuis Facebook par exemple.
Bien construit, bien paramétré, celui-ci aura une chance de devenir viral auprès de votre réseau. Vous pouvez également booster votre publication pour toucher un maximum de personne, même en dehors de votre réseau.
⚠️ Attention : Même si Facebook peut vous permettre de promouvoir votre évènement, l’organisation de celui-ci ne peut être totalement géré sur Facebook. En effet, au delà de la page évènement, ce réseau social vous offrira des options assez limitées : vous ne pourrez pas exporter la liste finale de participants, ni leurs coordonnées.
Vous pouvez également promouvoir votre évènements à travers différents publications, stories, sur Instagram, TikTok, Twitter, LinkedIn si votre évènement est professionnel.
Les de distribution de spectacle
Des réseaux comme Fnac Spectacles, Digitick, TicketMaster, Ticketac, vous permettront de référencer votre évènement et de bénéficier de leur large audience.
Il faut voir ces réseaux uniquement comme des outils de promotion de votre évènement. Vous devrez dans la plupart des cas, également prévoir un outil de vente en ligne ou sur place en direct.
Les outils de gestion de la billetterie
Les outils de gestion de la billetterie
Des sites comme Weezevent ou Evenium ou encore l’acteur américain Eventbrite, vous permettent de gérer votre billetterie en ligne et sur le lieu de l’évènement.
Voici, par exemple, la vidéo de présentation du prestataire Weezevent.
Ces sites vous faciliteront la vie : que ce soit pour la gestion de l’achat des billets (online ou offline), la gestion du contrôle d’accès et le pointage des tickets.
En 2 clics, vous pourrez paramétrer une page d’inscription. Vous pourrez partager facilement le lien d’inscription sur votre site, sur vos réseaux sociaux ou dans vos emails.
De manière générale, ces sites se rémunèrent en prenant une commission sur les billets vendus.
Ils remplieront la plupart des fonctionnalités que l’on peut attendre d’une solution de billetterie.
Si vous souhaitez une intégration un peu plus personnalisée, notamment si vous avez besoin de gérer la gestion de places numérotées, il est préférable d’entrer en contact directement avec eux avant de vous lancer. Ils pourront étudier avec vous les possibilités à mettre en place.
⚠️ Deux points importants sont à prendre en compte :
- La solution choisie respecte-elle la loi ?
La mise en place d’une solution de billetterie est soumise à un certain nombre de contraintes légales. L’idée est de permettre à l’administration fiscale de pouvoir contrôler le nombre de vente. Ainsi, les premières règles à savoir et que le billet (papier ou e-ticket) est obligatoire si l’évènement n’est pas gratuit. Assurez-vous donc d’avoir une bonne traçabilité de vos ventes.
Pour plus de détails, consultez l’article dédié du Code Général des Impôts.
- Avez-vous accès aux données des participants ?
Organiser un évènement est une belle opportunité pour constituer une base de données clients/prospects que vous pourrez relancer ultérieurement pour vos évènements à venir.
À savoir : Malheureusement, les réseaux sociaux ou réseaux de distribution ne vous permettent pas de récupérer toutes ces informations. Privilégiez donc les inscriptions directement via votre site ou via vos newsletters, avec des outils qui vous permettront de récupérer les informations des participants.
Les solutions d'encaissement
Pour l’achat en ligne :
Si les participants réservent et achètent leur billet en ligne, nous vous conseillons de passer par des solutions de billetterie clés en main en ligne. Vérifiez simplement que la solution choisie vous permette de gérer les cas particuliers classiques comme les codes promotionnels et les remboursements.
Pour l’achat sur place :
Permettre aux participants de pouvoir acheter un billet sur le lieu de l’évènement vous permettra sans nul doute de générer des ventes supplémentaires. Dans ce cas, munissez-vous d’un carnet de tickets avec un certain nombre de mentions obligatoires (nom de l’exploitant, nom de l’évènement ou du spectacle, numéro d’ordre du ticket, prix d’achat…).
Dans le cadre de la vente sur le lieu de l’évènement, accepter la carte bancaire vous offrira la possibilité d’encaisser les participants de manière simple, rapide et sécurisée (et de ne refuser aucune vente ! Les consommateurs munis d’espèces se font de plus en plus rare).
Si vous souhaitez vous équiper d’un terminal de paiement pour la vente de vos billets en ligne ou en direct, consultez nos solutions ici.
Nous pourrons répondre à votre besoin !
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